Dostosowywanie wbudowanego szablonu

Zanim wypełnisz wbudowany formularz, podaj nazwę firmy, adres i inne informacje, które mają się pojawiać na każdej nowej fakturze, zamówieniu lub zestawieniu wydatków. Po zapisaniu dostosowanego szablonu formularza, możesz wypełniać nowe formularze, klikając polecenie Nowy w menu Plik, a następnie klikając dwukrotnie dostosowany szablon.

1	W menu Plik kliknij polecenie Nowy, kliknij kartę Arkusze kalkulacyjne, a następnie kliknij szablon, którego chcesz użyć.

2	Kliknij przycisk Dostosuj w prawym górnym rogu szablonu formularza i podaj wskazane informacje.

Jeśli nie dodasz logo w obszarze "Sformatowane informacje", miejsce na logo nie będzie drukowane przy drukowaniu formularza.

3	Jeśli inni będą używali formularza, a chcesz automatycznie numerować formularza, możesz określić w sieci miejsce na plik numeratora używany do przypisywania numerów.

Jak?

W szablonie "Zestawienie wydatków" możesz ustalić listę standardowych informacji o pracownikach, które użytkownicy mogą wybierać, wypełniając formularz.

Jak?

4	Po wypełnieniu informacji, kliknij przycisk Zablokuj/Zapisz arkusz, kliknij przycisk Zablokuj i zapisz szablon, a następnie przycisk OK.

5	W oknie dialogowym Zapisz szablon, wpisz nazwę dostosowanego formularza w polu  Nazwa pliku.

6	Upewnij się, że w typów plików jest wybrana pozycja Szablony.

7	Kliknij przycisk Zapisz.

8	W menu Plik kliknij polecenie Zamknij.

Wskazówki

•	Microsoft Excel zapisuje dostosowane szablony w folderze Szablony folderu Microsoft Office lub folderu Microsoft Excel. Szablon jest wymieniony na karcie Ogólne okna dialogowego Nowy (menu Plik). Jeśli chcesz, aby szablon pojawiał się na innej karcie, zapisz szablon w podfolderze foldera Szablony.

•	Aby wprowadzić dodatkowe zmiany w szablonie formularza, użyj polecenia Otwórz w menu Plik, aby otworzyć szablon. Kliknij przycisk Dostosuj w prawym górnym rogu formularza, a następnie kliknij przycisk Odblokuj ten arkusz.

•	Jeśli inni użytkownicy będą wypełniali formularze na swoich komputerach, muszą najpierw zainstalować i załadować w programie Microsoft Excel dodatek Narzędzia szablonów. Aby uzyskać informacje o instalowaniu dodatków, zajrzyj do Pomocy programu Microsoft Excel.

•	Jeśli używasz systemu Microsoft Excel 95 lub Windows NT 4.0 lub późniejszej wersji, możesz udostępnić dostosowany formularz innym użytkownikom w sieci. Umieść szablon w folderze w miejscu sieci, które jest dostępne dla wszystkich użytkowników w grupie. Następnie utwórz skrót do folderu lub szablonu i dopilnuj, aby użytkownicy umieścili skrót w folderze Szablony.


Korzystanie z baz danych Kreatora szablonów dostarczanych z szablonami

Gdy tworzysz nowy formularz, lub robią to inni użytkownicy, na podstawie jednego z wbudowanych szablonów, możesz wybrać zapisanie zestawu wprowadzonych informacji w specjalnej bazie danych przeznaczonej do śledzenia i dostarczanej z każdym szablonem. Bazy danych są skoroszytami programu Microsoft Excel, które są połączone z komórkami formularzy zawierającymi wprowadzone dane.

Aby skorzystać z baz danych, musisz mieć zainstalowany i załadowany dodatek - Kreator szablonów ze śledzeniem danych. Jeśli masz zainstalowanego Kreatora szablonów, a nie widzisz polecenia  Kreator szablonów w menu Dane, kliknij polecenie Dodatki w menu Narzędzia, a następnie zaznacz pole wyboru Kreator szablonów ze śledzeniem danych. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat instalowania dodatków, zajrzyj do Pomocy programu Microsoft Excel..

Aby dodać wprowadzone w formularzu dane do skojarzonej bazy danych, zapisz wypełniony formularz lub kliknij przycisk Rejestruj w bazie danych na pasku narzędzi wyświetlanym z każdym formularzem. Możesz dodawać informacje do bazy danych dostarczonej dla każdego szablonu lub utworzyć nową bazę danych do użycia z szablonem. Dostarczone pliki baz danych — o nazwach Expdb.xls i Podb.xls — muszą być przechowywane w folderze Library foldera Office.

Skorzystaj z Kreatora szablonów do utworzenia nowej bazy danych, jeśli chcesz:

•	Zmienić nazwę bazy danych

•	Przechowywać bazę danych w sieci lub miejscu innym niż folder Library swojego komputera

•	Umieścić w bazie danych informacje wprowadzone w różnych komórkach formularza

•	śledzić dane w bazach danych Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE lub Paradox

Aby utworzyć nową bazę danych, przejdź do arkusza — Faktura, Zamówienie, Zestawienie wydatków — który będzie zawierał dane do skopiowania do bazy danych. Następnie kliknij przycisk Rejestruj w bazie danych na pasku narzędzi szablonów i kliknij przycisk Utwórz nową bazę danych szablonu.


Dodawanie informacji o pracownikach do bazy danych

Użytkownicy wypełniający zestawienie wydatków mogą wybrać standardowe informacje o pracownikach z listy, zamiast wpisywać je w formularzu. Aby udostępnić tę funkcję, musisz najpierw wprowadzić informacje w pliku bazy danych, używanym wraz z szablonem "Zestawienie wydatków". Gdy wypełnisz arkusz "Dostosuj zestawienie", upewnij się, że pole wyboru Uaktywnij funkcję wyboru pracownika jest zaznaczone.

1	Zamknij wszystkie wbudowane szablony lub formularze utworzone na podstawie wbudowanego szablonu.

2	W programie Microsoft Excel otwórz skoroszyt Common.xls, który jest umieszczony w folderze Library folderu Office.

3	Wypełnij tabele w arkuszu "Info o pracowniku".

Możesz usunąć przykładowe dane.

4	Na pasku narzędzi Standardowy kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga   Aby użyć tej funkcji formularza, użytkownicy muszą  mieć załadowany dodatek "Narzędzia szablonów". Kliknij polecenie Dodatki w menu Narzędzia, a następnie zaznacz pole wyboru Narzędzia szablonów.


Numerowanie faktur, zamówień i zestawień wydatków

Możesz automatycznie dodawać kolejne numery przy wypełnianiu formularza utworzonego na podstawie dostosowanych szablonów "Zestawienie wydatków", "Faktura" i "Zamówienie". Microsoft Excel przechowuje kolejne numery oddzielnie dla każdego szablonu. Kolejne numery są zwiększane za każdym razem, gdy użytkownik przypisuje automatyczny numer do nowego formularza opartego na szablonie.

Jeśli inni użytkownicy używają formularza w sieci, możesz określić lokalizację sieciową lub udostępniany folder dla pliku numeratora, podczas dostosowywania szablonu. W arkuszu "Dostosuj szablon" określ adres w uniwersalnej konwencji nazw (UNC) w polu Lokalizacja numeratora; nie uwzględniaj nazwy w adresie. Wpisz na przykład
\\NaszSerwer\NaszUdział\FolderDanychFormularzy

Jeśli określasz lokalizację pliku numeratora, w sieci lub w swoim komputerze, możesz zmienić lub wyzerować numer początkowy, używając do edycji pliku numeratora Notatnika, programu Word lub innego edytora tekstów. Plik numeratora jest plikiem tekstowym, który ma taką samą nazwę, co szablon. Numer musi zaczynać się od niezerowej cyfry. Jeśli nie określasz lokalizacji, numerowanie jest obsługiwane wewnętrznie przez program Microsoft Excel.

Aby użyć tej funkcji szablonów formularzy, wszyscy użytkownicy muszą  mieć załadowany dodatek "Narzędzia szablonów". Aby go załadować kliknij polecenie Dodatki w menu Narzędzia, a następnie zaznacz pole wyboru Narzędzia szablonów.


Pasek narzędzi szablonów

Dopasuj do ekranu/Przywróć wielkość

Wyświetla cały formularz w zmniejszonym rozmiarze lub przywraca szablon do pełnego rozmiaru.

Ukryj etykietki komórek/Wyświetl etykietki komórek

Ukrywa lub wyświetla komentarze ułatwiające wypełnianie komórek. Gdy komentarze są wyświetlane, w prawym górnym rogu komórki pojawia się mały czerwony trójkącik wskazujący, że komórka ma komentarz. Aby wyświetlić komentarz, zatrzymaj wskaźnik na komórce. Jeśli nie widzisz wskaźników komentarzy, upewnij się, że ten przycisk nie jest wciśnięty.

Opisz komórkę

Dodaje komentarz do komórki w szablonie.

Pomoc szablonu

Wyświetla Pomoc przy wypełnianiu bieżącego formularza.

Wyświetl przykład/Usuń przykład

Wypełnia komórki przykładowymi informacjami, które pokazują, jak używać arkusza. Kliknij przycisk ponownie, aby usunąć przykład.

Nadaj numer

Przypisuje kolejny numer każdej nowej kopii formularza.

Umieść dane w bazie danych

Daje opcję kopiowania danych wprowadzonych w formularzu do nowego rekordu w bazie danych bieżąco skojarzonej z szablonem lub utworzenia nowej bazy danych. Utwórz nową bazę danych, jeśli chcesz skopiować wartości z różnych komórek formularza do bazy danych, użyć innej bazy danych lub przechowywać bazę danych w sieci.


Wypełnianie formularza faktury

Formularz "Faktura" rejestruje faktury wysyłane do klientów. Przed wypełnienie arkusza faktury, wpisz nazwę swojej firmy, adres, informacje o podatkach i opłatach wysyłkowych w arkuszu "Dostosuj fakturę". Aby uzyskać więcej informacji, kliknij [image].

Uwaga   Musisz mieć zainstalowany i załadowany w programie Microsoft Excel dodatek Kreator szablonów ze śledzeniem danych. Aby uzyskać więcej informacji, kliknij przycisk  [image].

1	W arkuszu "Faktura" wypełnij informacje o kliencie, fakturowanych produktach lub usługach oraz o szczegółach płatności.

2	Aby dodać automatycznie numer formularza, kliknij przycisk Nadaj numer na pasku narzędzi Faktura.

Aby przypisać własny numer, wpisz numer w komórce po prawej stronie napisu Faktura nr.

3	Aby utworzyć rekord bazy danych dla faktury, zapisz wypełnioną fakturę lub kliknij przycisk Zarejestruj w bazie danych na pasku narzędzi Faktura.

Aby uzyskać więcej informacji o wypełnianiu formularza, zatrzymuj wskaźnik na komórkach z małymi czerwonymi trójkątami. Aby uzyskać informacje o pasku narzędzi Faktura, kliknij przycisk  [image].

Wskazówka   Aby wydrukować formularz, kliknij przycisk Drukuj na pasku narzędzi Standardowy. Poprawny zakres drukowania zostanie ustawiony automatycznie.


Wypełnianie formularza zamówienia

Formularz "Zamówienie" rejestruje zamówienia do sprzedawców. Przed wypełnienie arkusza zamówienia, wpisz nazwę swojej firmy, adres i informacje o podatkach w arkuszu "Dostosuj zamówienie". Aby uzyskać więcej informacji, kliknij [image].

Uwaga   Musisz mieć zainstalowany i załadowany w programie Microsoft Excel dodatek Kreator szablonów ze śledzeniem danych. Aby uzyskać więcej informacji, kliknij [image].

1	W arkuszu "Zamówienie" wypełnij informacje o sprzedawcy, zamawianych produktach lub usługach oraz o wysyłce i  płatności.

2	Aby dodać automatycznie numer formularza, kliknij przycisk Nadaj numer na pasku narzędzi Zamówienie.

Aby przypisać własny numer, wpisz numer w komórce po prawej stronie napisu Zamówienie nr.

3	Aby utworzyć rekord bazy danych dla faktury, zapisz wypełnioną fakturę lub kliknij przycisk Zarejestruj w bazie danych na pasku narzędzi Zamówienie.

Aby uzyskać więcej informacji o wypełnianiu formularza, zatrzymuj wskaźnik na komórkach z małymi czerwonymi trójkątami. Aby uzyskać informacje o pasku narzędzi Zamówienie, kliknij przycisk  [image].

Wskazówka   Aby wydrukować formularz, kliknij przycisk Drukuj na pasku narzędzi Standardowy. Poprawny zakres drukowania zostanie ustawiony automatycznie.


Wypełnianie formularza zestawienie  wydatków

Formularz "Zestawienie wydatków" rejestruje wydatki związane z pracą. Przed wypełnienie arkusza faktury, wpisz informacje o swojej firmie i wszystkie wymagania, takie jak dozwolone zwroty za podróże, w arkuszu "Dostosuj zestawienie". Możesz tak skonfigurować szablon, aby użytkownicy mogli łatwo wypełniać informacje o sobie i aby były dodawane automatycznie numery.   Aby uzyskać więcej informacji, kliknij [image].

Uwaga   Musisz mieć zainstalowany i załadowany w programie Microsoft Excel dodatek Kreator szablonów ze śledzeniem danych. Aby uzyskać więcej informacji, kliknij [image].

1	W arkuszu "Zestawienie wydatków" wypełnij informacje o pracowniku.

2	Wpisz wydatki poniesione w podanym okresie.

3	Wpisz wszystkie zaliczki, które mogą się odnosić do tego okresu.

4	Aby dodać automatycznie numer formularza, kliknij przycisk Nadaj numer na pasku narzędzi Wydatki.

Aby przypisać własny numer, wpisz numer w komórce po prawej stronie napisu Zestawienie nr.

5	Aby dodać wprowadzone w formularzu informacje do nowego rekordu skojarzonej bazy danych, zapisz wypełnione zestawienie lub kliknij przycisk Zarejestruj dane w bazie danych na pasku narzędzi Wydatki.

Aby uzyskać więcej informacji o wypełnianiu formularza, zatrzymuj wskaźnik na komórkach z małymi czerwonymi trójkątami. Aby uzyskać informacje o pasku narzędzi Wydatki, kliknij [image].

Wskazówka   Aby wydrukować formularz, kliknij przycisk Drukuj na pasku narzędzi Standardowy. Poprawny zakres drukowania zostanie ustawiony automatycznie.